Proje Takip Programı Sistematik Yaklaşım Sağlar
Günümüzde firmaların en büyük sorunlarından bir tanesi, proje planlamasının yanlış yapılmasıdır. Planlama bilindiği üzere; işin süresi, ne zaman başlanabileceği ve bitirileceği, maliyeti, işin kaç kişi tarafından yürütüleceği, hangi makinede yapılabileceği ile ilgili adımların tanımlanmasını içerir. Özellikle kurumsallaşma sürecine yeni adım atan ve kurumsallaşma yolunda ilerleyen firmalar akılda kalan sınırlı bilgiler ve bu işleri sahada yürüten duayen personellerinin fikirlerini dikkate alarak işlerini yürütme eğilimdedirler. Hal böyleyken yapılan öngörülerin yanlış olması, plandan sapmalar doğal olacaktır.
Plandan sapmalar; gecikmiş teslimatlar, siparişin teslim edilmesi ve sevkiyatın tamamlanması şartına bağlı tahsilatlar, tahsil edilemeyen ödemeler nedeniyle geciktirilmiş ödemeler, ödemenin gecikmesi nedeniyle katlanılması gereken ek maliyetlere de neden olacaktır. İşyerinde yapılan planlama hataları, tedarikçilerle ilişkilerin, nakit akışı dengesinin bozulmasına, personelle iletişimde sorunların başlamasına ve ilişkilerde yolların ayrılmasına ve nihayetinde var olan bilgi ve kapasitenin de yönetilememesi sonuçlarını doğuracaktır.
Projelerin tasarlanması, gelişimi, değerlendirilmesi, projeden beklenen ve gerçekleşen faydanın ortaya konulması sistematik bir yaklaşım gerektirir. Sistematik yaklaşımı sağlayan ise proje takip programı olacaktır. Proje takip programı ile işletmeler plandan sapmaları asgariye indirebilirler, dolayısıyla kayıp maliyetlerin de önüne geçeceklerdir. Her şeyin plan-program dahilinde ilerlemesi müşterilerin ve çalışanların işletmeye sadakatini sağlar, işletmenin sosyal sorumluluklarını zamanında yerine getirmesine yardımcı olur; toplumun işletme için algısı en yükseğe taşınır.
İşletmeler İçin ‘Proje’ Neyi İfade Etmektedir?
-Alınan bir siparişi işletmenin kendi bünyesinde üretmesi/ fasonda ürettirmesi, müşteriye zamanında sevk etmesi ve tahsilatı yapması
- Planlı bakım programının yönetilmesi
- İşletme tarafından ortaya konan bir bütçenin yönetilmesi
-Süreç bazında konulan hedeflere ulaşabilmek için aksiyonların takip edilmesi, sapmalara zamanında müdahale edilmesi
Akla ilk gelen bu konular, işletmeler için hep bir proje konusudur.
Proje yönetiminde çalışanların eşgüdümlü çalışması esastır. Ekiplerin tümünün proje dâhilinde sorumlu olacağı faaliyetler ve zaman sınırları tanımlanmalıdır. Proje yönetiminden istenen başarının elde edilmesi için, planlama-uygulama- izleme ve kontrol- kapanış aşamalarının tümünün raporlanması ve arşivlenmesi, ilgili kişiler tarafından istenildiği zaman görülüp, sapmalara müdahale edilmesi zorunludur. Bunu çok az çabayla, zamanında ve güvenilir bilgiyle elde edebilmenin koşulu da proje takip programı ile ilerlemektir.
Üst Yönetim, projenin başarısı hakkında karar verirken ekseriyetle maliyet, kaynak ve zaman analizi yaparlar. Karar verme ekseninde veri ve datanın doğru olması, işi eşanlı yürüten kişilerin aynı anda kayıt yapabileceği bir ortamın varlığını gerekli kılar. Ayrıca projenin en baştaki adımı olan planlama aşamasında da kaynak tahsisi için karar verirken, geçmişteki projeleri analiz etmek ve benzer projelere ayrılan kaynakları tespit etmek de önemli bir husustur.
